Surat Balasan Penawaran

Surat balasan penawaran adalah respons formal perusahaan terhadap surat penawaran yang diterima dari calon supplier atau mitra bisnis—baik untuk menerima, menolak, atau menerima sebagian dengan syarat tertentu. Surat ini penting sebagai etika bisnis dan dokumentasi resmi, terutama untuk penawaran yang sudah melalui proses evaluasi internal.

Merespons penawaran secara tertulis—apapun keputusannya—menjaga hubungan profesional jangka panjang dengan pihak pengirim, dibanding tidak memberi kabar sama sekali. Untuk penolakan, sertakan alasan yang sopan dan konstruktif agar pihak pengirim bisa memperbaiki penawaran berikutnya, bukan sekadar penolakan tanpa penjelasan.

Template ini mencantumkan referensi surat penawaran yang dibalas (nomor dan tanggal), pilihan keputusan (menerima, menolak, atau menerima sebagian dengan syarat), serta kolom keterangan untuk menjelaskan alasan atau syarat tambahan. Untuk opsi "menerima sebagian dengan syarat", jelaskan syarat tersebut secara spesifik—misalnya negosiasi harga atau perubahan spesifikasi—agar pihak pengirim tahu langkah selanjutnya.

Jika keputusan adalah menerima penawaran, biasanya proses dilanjutkan dengan penerbitan Purchase Order (PO) resmi atau penandatanganan kontrak kerjasama sesuai kesepakatan.