Contoh Isi Surat
Nama, tanggal, alamat, dan angka di bawah adalah data ilustrasi. Sesuaikan seluruh isi; contoh ini bukan dokumen resmi atau jaminan penerimaan.
Apa itu Surat Balasan Penawaran?
Surat balasan penawaran adalah respons formal perusahaan terhadap surat penawaran yang diterima dari calon supplier atau mitra bisnis—baik untuk menerima, menolak, atau menerima sebagian dengan syarat tertentu. Surat ini penting sebagai etika bisnis dan dokumentasi resmi, terutama untuk penawaran yang sudah melalui proses evaluasi internal.
Merespons penawaran secara tertulis—apapun keputusannya—menjaga hubungan profesional jangka panjang dengan pihak pengirim, dibanding tidak memberi kabar sama sekali. Untuk penolakan, sertakan alasan yang sopan dan konstruktif agar pihak pengirim bisa memperbaiki penawaran berikutnya, bukan sekadar penolakan tanpa penjelasan.
Template ini mencantumkan referensi surat penawaran yang dibalas (nomor dan tanggal), pilihan keputusan (menerima, menolak, atau menerima sebagian dengan syarat), serta kolom keterangan untuk menjelaskan alasan atau syarat tambahan. Untuk opsi "menerima sebagian dengan syarat", jelaskan syarat tersebut secara spesifik—misalnya negosiasi harga atau perubahan spesifikasi—agar pihak pengirim tahu langkah selanjutnya.
Jika keputusan adalah menerima penawaran, biasanya proses dilanjutkan dengan penerbitan Purchase Order (PO) resmi atau penandatanganan kontrak kerjasama sesuai kesepakatan.
Contoh penyesuaian: dari kalimat umum ke informasi yang berguna
Pembeli tertarik pada penawaran tetapi perlu mengubah spesifikasi. Balasan harus menunjukkan bagian yang sudah dan belum disetujui.
Skenario, nama, tanggal, dan angka berikut adalah ilustrasi, bukan pengalaman pengguna atau dokumen resmi.
Terlalu umum
Penawaran diterima, silakan lanjutkan seperti pembicaraan.
Lebih jelas
Terima kasih atas penawaran Q-014. Kami meminta revisi jumlah menjadi 30 unit dan rincian ongkir ke alamat gudang. Pesan ini merupakan permintaan revisi; pesanan akan dikonfirmasi setelah harga dan jadwal final disetujui.
Kalimat pembatas mencegah permintaan informasi dibaca sebagai instruksi produksi. Bila menerima penawaran, sebut versi dan rincian yang diterima dengan jelas.
Periksa sebelum dikirim
- Rujuk nomor dan tanggal penawaran.
- Daftar perubahan dalam satu balasan.
- Periksa apakah penawaran masih berlaku.
Bandingkan jenis surat sebelum memilih format. Laporkan kesalahan pada contoh ini dengan menyertakan alamat halaman dan bagian yang perlu diperbaiki.