Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah dokumen resmi yang dikirim pembeli kepada supplier/vendor untuk menegaskan pesanan yang telah disepakati—biasanya sebagai tindak lanjut setelah negosiasi harga dan spesifikasi selesai. Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis kesepakatan sebelum barang/jasa diproses dan dikirim.

Berbeda dari surat pesanan (Purchase Order) yang murni berisi daftar pesanan, surat konfirmasi ini lebih menekankan aspek komunikasi dua arah—meminta supplier mengonfirmasi balik ketersediaan barang dan estimasi waktu pengiriman sebelum proses berlanjut. Ini penting untuk mencegah miskomunikasi soal stok atau jadwal produksi.

Template ini mencantumkan identitas perusahaan pemesan, nomor surat/PO, data supplier, rincian pesanan lengkap dengan total nilai, tanggal dan alamat pengiriman yang diinginkan. Selalu cantumkan nomor PO/referensi yang konsisten dengan dokumen pemesanan sebelumnya agar mudah dilacak oleh kedua tim.

Setelah supplier mengonfirmasi balik, dokumen selanjutnya yang biasa mengikuti adalah surat jalan/pengiriman barang saat produk dikirim, dan invoice/tagihan setelah barang diterima.