Surat Permintaan Penawaran Harga

Surat permintaan penawaran harga (Request for Quotation/RFQ) dikirim pembeli kepada beberapa calon supplier untuk meminta harga terbaik atas produk/jasa yang dibutuhkan, sebelum memutuskan siapa yang akan dipilih sebagai vendor. Berbeda dari PO yang sudah final memesan barang, RFQ ini masih tahap penjajakan harga.

Mengirim RFQ ke beberapa supplier sekaligus adalah praktik umum dalam pengadaan bisnis—memungkinkan pembeli membandingkan harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman sebelum memilih vendor terbaik. Kejelasan spesifikasi produk dan syarat tambahan (misalnya "harga termasuk ongkir" atau "garansi minimal 1 tahun") penting agar penawaran yang masuk bisa dibandingkan secara adil (apple-to-apple).

Template ini mencantumkan identitas perusahaan pemohon, identitas supplier tujuan, daftar produk/jasa yang diminta penawarannya beserta estimasi kuantitas, batas waktu pengiriman penawaran, serta syarat/ketentuan tambahan yang perlu dipenuhi supplier. Cantumkan batas waktu yang jelas agar proses pengadaan tidak berlarut-larut menunggu respons supplier.

Setelah menerima beberapa penawaran, pembeli biasanya membalas dengan surat balasan penawaran (menerima/menolak/negosiasi) sebelum berlanjut ke penerbitan Purchase Order resmi kepada supplier terpilih.