Contoh Isi Surat
Nama, tanggal, alamat, dan angka di bawah adalah data ilustrasi. Sesuaikan seluruh isi; contoh ini bukan dokumen resmi atau jaminan penerimaan.
Apa itu Surat Permintaan Penawaran Harga?
Surat permintaan penawaran harga (Request for Quotation/RFQ) dikirim pembeli kepada beberapa calon supplier untuk meminta harga terbaik atas produk/jasa yang dibutuhkan, sebelum memutuskan siapa yang akan dipilih sebagai vendor. Berbeda dari PO yang sudah final memesan barang, RFQ ini masih tahap penjajakan harga.
Mengirim RFQ ke beberapa supplier sekaligus adalah praktik umum dalam pengadaan bisnis—memungkinkan pembeli membandingkan harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman sebelum memilih vendor terbaik. Kejelasan spesifikasi produk dan syarat tambahan (misalnya "harga termasuk ongkir" atau "garansi minimal 1 tahun") penting agar penawaran yang masuk bisa dibandingkan secara adil (apple-to-apple).
Template ini mencantumkan identitas perusahaan pemohon, identitas supplier tujuan, daftar produk/jasa yang diminta penawarannya beserta estimasi kuantitas, batas waktu pengiriman penawaran, serta syarat/ketentuan tambahan yang perlu dipenuhi supplier. Cantumkan batas waktu yang jelas agar proses pengadaan tidak berlarut-larut menunggu respons supplier.
Setelah menerima beberapa penawaran, pembeli biasanya membalas dengan surat balasan penawaran (menerima/menolak/negosiasi) sebelum berlanjut ke penerbitan Purchase Order resmi kepada supplier terpilih.
Contoh penyesuaian: dari kalimat umum ke informasi yang berguna
Usaha membandingkan beberapa pemasok. Rincian permintaan harus sama agar harga dapat dibandingkan.
Skenario, nama, tanggal, dan angka berikut adalah ilustrasi, bukan pengalaman pengguna atau dokumen resmi.
Terlalu umum
Mohon kirim harga paling murah untuk kebutuhan kantor.
Lebih jelas
Mohon penawaran untuk 50 map arsip ukuran A4 dengan spesifikasi pada lampiran. Pisahkan harga barang, pajak yang berlaku, dan pengiriman. Cantumkan ketersediaan, masa berlaku harga, ketentuan pembayaran, dan estimasi waktu kirim.
Permintaan penawaran belum merupakan pesanan. Batas spesifikasi dan rincian biaya membantu membandingkan vendor tanpa menilai harga awal saja.
Periksa sebelum dikirim
- Tetapkan tenggat dan alamat balasan.
- Jelaskan apakah alternatif merek diperbolehkan.
- Gunakan jumlah serta lokasi pengiriman yang sama untuk semua pemasok.
Bandingkan jenis surat sebelum memilih format. Laporkan kesalahan pada contoh ini dengan menyertakan alamat halaman dan bagian yang perlu diperbaiki.