Tentang Surat Desa & Kelurahan
Surat desa dan kelurahan adalah dokumen administrasi yang dikelola perangkat desa atau staff kelurahan. Berbeda dengan surat pribadi, surat-surat ini dikeluarkan secara resmi oleh institusi pemerintahan tingkat terendah dan menjadi dasar legalitas berbagai kebutuhan warga.
Kategori ini mencakup surat pengantar desa/kelurahan (untuk pembuatan KTP, KK, akta), surat keterangan kelahiran (sebelum akta resmi terbit), surat keterangan kematian, surat keterangan domisili usaha mikro, surat keterangan tidak mampu (SKTM), surat keterangan ahli waris (yang melibatkan saksi RT/RW dan diketahui kepala desa/lurah), surat keterangan menikah/cerai (untuk lampiran administrasi), dan surat pengantar perpindahan penduduk antar daerah.
Surat keterangan kelahiran dari desa/kelurahan adalah dokumen pertama yang dibutuhkan sebelum mengurus akta kelahiran resmi ke Dukcapil. Berisi: nama bayi, tempat dan tanggal lahir, jam kelahiran, nama orang tua, dan saksi kelahiran (dokter/bidan). Pencatatan harus dilakukan maksimal 60 hari sejak kelahiran agar tidak dikenakan denda terlambat.
Surat keterangan ahli waris menjadi sangat penting saat ada pembagian harta warisan. Untuk warga muslim, surat ahli waris dikeluarkan oleh kelurahan dengan diketahui dua orang saksi yang mengenal almarhum, dan diverifikasi kepala desa/lurah serta camat. Untuk non-muslim, dibutuhkan akta keterangan ahli waris dari Pengadilan Negeri.
Surat pindah datang/keluar penduduk antar kabupaten/kota memerlukan: SKPWNI dari daerah asal, surat pengantar RT/RW di daerah tujuan, fotokopi KTP dan KK, serta surat permohonan pindah datang. Prosesnya kini lebih mudah karena Dukcapil sudah terintegrasi nasional.
Perangkat desa juga mengeluarkan surat administrasi internal: undangan rapat desa, surat tugas perangkat, surat keputusan kepala desa (SK Kades), dan surat edaran kepada warga.
Template di kategori ini disusun mengikuti format Permendagri No. 47/2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa. Penyesuaian kop surat sesuai nama desa/kelurahan masing-masing tetap diperlukan. Surat baru sah setelah ditandatangani kepala desa/lurah dan distempel resmi.